Del coronavirus, teletrabajo y otras hierbas
Nuestro Director General Agustín Montes, Abogado y Consultor Corporativo, nos comparte sus reflexiones.
Desde que tengo uso de razón, vengo escuchando una frase que parecía ser un mantra “ Las grandes oportunidades nacen de las grandes crisis”, a decir verdad, he tenido algunos problemas en mi vida que me han permitido aprender algunas cosas, para resolverlas mejor. Pero una crisis, así con “C”, no recuerdo haber tenido.
Hace algunos meses, apareció en las redes sociales, luego en los noticieros y luego en todo lugar y en toda conversación, una enfermedad llamada Coronavirus, que al poco andar se le llamó también COVID-19. A decir verdad, en un principio pensé que sería otro de los tantos virus que habían aparecido antes, provenientes del lejano oriente o del áfrica profunda, como en N1H1, la influenza, el ébola y tantos otros, que si bien llegaban a mi país, al poco andar pasaban de ser una noticia al completo olvido.
Pero esta vez ha sido diferente, tan diferente que nos ha llevado a cambiar nuestra forma de trabajar, las oficinas son lugares de riesgo y las reuniones sociales y empresariales, una instancia no deseada.
Escribo esto desde mi casa, ya que no es aconsejable salir y ser un potencial agente de propagación del virus. Si, yo soy un potencial agente de propagación de un virus que nació en un mercado de comida en Whuan, China a miles de kilómetros de aquí. Esta vez, me siento en crisis, una situación totalmente inesperada que nos obliga de golpe y porrazo a cambiar nuestros hábitos y nuestra forma de trabajar, con un futuro incierto.
Quién podría pensar hace unas semanas que las empresas, los hospitales, los centros educativos, los malls, iban a ser lugares de riesgo. Cuesta creer que en nuestro país la mayoría de las empresas han enviado a sus colaboradores a trabajar desde su casa y otros tantos que deben dejar hacerlo forzadamente guardando su cuarentena.
Como asesor de empresas, he podido ver como apareció, de un día para otro y en el amplio espectro de nuestra sociedad la urgencia por el teletrabajo. Así, de la noche a la mañana, todos quienes pueden hacer su trabajo vía remota, se les entrega un computador y se les manda a trabajar desde casa.
Y entonces, y muy de a poco, comienzan a aparecer posibles oportunidades, ¿Qué tal si de esta crisis, realmente aprendemos a trabajar a distancia? ¿Qué tal si dado el teletrabajo, podemos estar más con nuestras familias? ¿Y si logramos tener más tiempo libre, ahorrando en los desplazamientos? ¿y si las empresas ahorran en inmuebles e infraestructura y destinan esos recursos a invertirlo en hacer crecer su negocio y por lo tanto a dar más y mejores empleos? ¿cuánto ahorro podría tener un país, en transporte público que podrían destinar a salud o educación? ¿Serán más productivas las personas, trabajando desde casa?
A primera vista el teletrabajo parece que nos beneficia a todos; se benefician los trabajadores, las familias, la empresa, el estado, pero de nuevo, un viejo refrán llega a mi mente; “del dicho al hecho, hay mucho trecho”, cuando las ideas se deben hacer realidad, nos aparece el ser humano, las prácticas, el aprender, el des aprender y las recurrencias. No basta con decirlo, no basta con desearlo, hay que hacerlo y esa es otra historia.
Entonces, parece que cambiar los hábitos laborales de toda una vida cuesta y hemos podido identificar algunos factores que debemos considerar;
Las personas somos seres de hábitos, recurrencias y prácticas automáticas que nos permiten mantener ritmos de trabajo, en los que muchas cosas se hacen inconscientemente, obligándonos a poner foco en el desafío contingente.
Cuando hacemos teletrabajo, toda esa habitualidad cambia, necesitamos aprender a funcionar distinto. Básicamente, aprender a aprender.
¿Y que aprender? Muchos creen que la dificultad, radica en aprender a usar la o las plataformas tecnológicas que nos permiten comunicarnos a distancia, sin embargo, hemos visto que comienzan a aparecer otras dificultades, que aparecen como un foco de gestión importantísima para el e-Líder;
El teletrabajo, no es simplemente hacer lo mismo que hacía en la oficina y conectarme por teléfono o video conferencia a reuniones. El teletrabajo se trata de usar la tecnología que me permita relacionarme a distancia, construir equipos a distancia y lograr mis objetivos con otros que no están en un mismo lugar, llevar historiales de cumplimiento, trabajar proyectos en equipo, hacer trazabilidad de funciones, evaluaciones de desempeño, etc.
La incertidumbre de no conseguir hacer el trabajo con la eficacia que lo hacía antes muchas veces provoca frustración y angustia y con ellas, resistencia al cambio y menor productividad del teletrabajo.
A simple vista el teletrabajo aparece como la panacea para estar más tiempo en la casa y con la familia, sin embargo, tiene algunas cuestiones que resolver para compatibilizarlo con el espacio laboral, ¿tengo un espacio con dedicación exclusiva para mí en casa? ¿y si no lo tengo, qué hago? ¿Cómo puedo trabajar con los niños en el mismo espacio? ¿En qué momentos descanso? ¿Cómo pongo el límite entre las labores domésticas y las laborales?
También es una necesidad de gestión, el aprendizaje de las tecnologías y plataformas de comunicación y trabajo a distancia. En Chile, no más del 40% de la fuerza laboral son nativos digitales (es decir nacidos con Internet y profundamente adaptados a un hábitat de multi pantallas), por lo tanto, para el 60% restante no es sencillo y fluido aplicar las tecnologías necesarias para el teletrabajo.
Cuando un colaborador, debe implementar una herramienta tecnológica, y no sabe hacerlo, normalmente evita decirlo. Se angustia en silencio, se resiste en silencio, y después de un gran esfuerzo y de pasar por momentos muy difíciles, lo logra, pero con un enorme costo en productividad y estrés.
Muchas veces al cambiar el sistema de trabajo, los miembros del equipo tienen que realizar tareas diferentes y muchas veces no quedan claras al inicio del teletrabajo. Es fundamental que las tareas y acuerdos de funcionamiento queden claras a penas comience el teletrabajo, o al menos trabajar en su desarrollo e implementación, desde un inicio.
Éstas como todo cambio de prácticas, requieren gradualidad, voluntad, mucha recurrencia, pruebas y error. Hemos visto que algunos equipos de trabajo se exigen de inmediato como si cambiar el sistema de trabajo fuera obvio y simple, pues no es así. Naturalmente habrá unos más rápidos que otros, pero necesitamos ir de a poco, es un aprendizaje adaptativo y sistémico, por lo que debemos darle un tiempo para que se incorpore en las prácticas habituales. Después de un tiempo, cuando el sistema está en funcionamiento pleno, los mismos individuos estarán en condiciones de llevarlo a otro nivel más sofisticado y eficiente, para poder integrar aún mejor el trabajo que desarrollan en conjunto.
Con todo esto, y como la gran oportunidad de darle al teletrabajo un espacio que se mantenga en el tiempo, quisiera darles algunos consejos útiles;
- Ya sea que por un cambio en la estrategia de la empresa o por una crisis como la que estamos viviendo, usted tiene que pedirle a su gente que se tienen que ir a trabajar a su casa, dele mucho contexto. Converse con ellos, cuénteles lo que está pasando y los alcances de la medida, encuadre las expectativas. Sea muy claro, en cuanto a si la medida es temporal, permanente o usted realmente no sabe.
- No dé por obvio que las personas que trabajan para usted o con usted, saben lo que es el trabajo a distancia, conocen las plataformas y dinámicas de funcionamiento, y que tienen los recursos para implementar el sistema. Pregunte, chequee y asegúrese que todos estén en iguales condiciones con el teletrabajo.
- Asegúrese que las personas que usted o su empresa envía a “teletrabajar”, tengan en su casa las condiciones mínimas para hacerlo; el espacio, la conexión a Internet, los softwares y los hardware que necesita usar. Si no los tiene, provéaselos o tome un acuerdo con el involucrado para su implementación y eventual adquisición.
- Es muy importante, sobre todo al inicio, tener las reglas claras sobre el teletrabajo, sus alcances, las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo.
- También es esencial un sistema de gestión para el seguimiento y control de tareas que se asigne el equipo, sobre todo en el comienzo del cambio, que es cuando en mayor medida no se percibe la vigilancia jerárquica, y los puede llevar a distracciones involuntarias.
- Trabaje fuertemente en los factores socio emocionales, como el estilo de liderazgo, la construcción de relaciones, la cohesión, la confianza y el empoderamiento de los empleados. Si es difícil esto viéndoles todos los días, imagínelo a distancia.
- Trabajen sobre las posibles distracciones.
Sin lugar a duda, estamos comenzando una nueva era, tal vez el cambio más grande desde la revolución industrial, que nos demanda una adaptabilidad acelerada y la búsqueda de respuestas que quizás aún no las hay.
Habrá muchos que se van a resistir, hazte a la idea, y ponte en marcha. Quizás es el preludio de tiempos distintos, quizás mejores, no lo sabemos. Se parte, cree espacios de aprendizaje y anda soltando lo que ya conoces.
“Si los perros ladran Sancho, es señal que vamos avanzando”